Jednoosobowe działalności
Obowiązek objął Cię 1 kwietnia 2026 — także jeśli jesteś zwolniony z VAT. Limit 10 000 zł miesięcznie działa tylko do końca roku.
KSeF — Krajowy System e-Faktur
Obowiązek już działa. Od 1 stycznia 2027 kończą się wszystkie ulgi przejściowe i zaczynają kary. Zajmę się tym za Ciebie — od uprawnień, przez certyfikat, po codzienne wystawianie faktur.
Jeśli prowadzisz firmę, KSeF już Cię dotyczy. Od 1 kwietnia 2026 r. faktury B2B wystawia się przez Krajowy System e-Faktur, a odbierać je przez KSeF trzeba było jeszcze wcześniej — od 1 lutego 2026 r. Do końca 2026 r. obowiązuje okres przejściowy z kilkoma ulgami, ale 1 stycznia 2027 r. one znikają i wchodzą kary administracyjne.
W praktyce oznacza to jedno: zostało kilka miesięcy, żeby ustawić wszystko spokojnie, zamiast robić to w panice w grudniu. Nie musisz się w to zagłębiać — od tego jestem ja.
Harmonogram — gdzie jesteśmy dzisiaj
-
1 lutego 2026 — start dla dużych, odbiór dla wszystkich
Firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł wystawiają faktury wyłącznie w KSeF. Od tego samego dnia każda firma musi odbierać faktury zakupowe przez KSeF — także ta najmniejsza.
-
1 kwietnia 2026 — obowiązek dla pozostałych
Jednoosobowe działalności, spółki, e-commerce, a także firmy zwolnione z VAT — wszyscy wystawiają faktury przez KSeF. Faktura w PDF wysłana mailem przestała być fakturą.
-
do 31 grudnia 2026 — okres przejściowy (jesteśmy tutaj)
Sprzedaż do 10 000 zł brutto miesięcznie można jeszcze fakturować poza KSeF. Faktury z kas fiskalnych są nadal dopuszczalne. Za błędy techniczne nie ma jeszcze kar administracyjnych — to okno na spokojne wdrożenie.
-
1 stycznia 2027 — koniec ulg, początek kar
Znikają wszystkie wyjątki. Kary sięgają 100% kwoty VAT z faktury wystawionej poza systemem (przy dokumentach bez VAT — do 18,7% wartości brutto), nie mniej niż 1000 zł za naruszenie. Dodatkowo numer KSeF trzeba podawać w przelewach między firmami.
Stan prawny na sierpień 2026 r. Przepisy wykonawcze bywają doprecyzowywane — na bieżąco to śledzę i informuję klientów o zmianach, które ich dotyczą.
Co robię za Ciebie
- Sprawdzam, na jakim etapie jesteś — czy faktury faktycznie idą przez KSeF, czy tylko tak się wydaje
- Nadaję i konfiguruję uprawnienia w KSeF — dla Ciebie, dla pracowników i dla mnie jako Twojej księgowej
- Załatwiam certyfikat KSeF — wniosek, pobranie i wpięcie do programu, z którego korzystasz
- Podpinam Twój program do fakturowania albo ustawiam wystawianie faktur po mojej stronie
- Odbieram faktury zakupowe z KSeF i wciągam je do księgowości — bez przesyłania mi czegokolwiek mailem
- Ogarniam sytuacje awaryjne — tryb offline, awaria systemu, faktura wystawiona pomyłkowo poza KSeF
- Przeprowadzam krótkie szkolenie dla Ciebie i osoby, która u Ciebie fakturuje — po ludzku, bez żargonu
Kogo to najbardziej dotyczy
Spółki i firmy z pracownikami
Trzeba poukładać uprawnienia — kto wystawia, kto podgląda, kto ma dostęp po odejściu z firmy. To najczęstsze miejsce, w którym się sypie.
Sklepy i e-commerce
Faktury z kasy fiskalnej i paragony z NIP działają jeszcze do 31 grudnia 2026. Potem trzeba mieć gotowy proces — lepiej zdążyć wcześniej.
Firmy, które dopiero startują
Nową firmę ustawiam od razu pod KSeF — uprawnienia, certyfikat, program do fakturowania. Żadnego przerabiania tego za pół roku.
Jak to wygląda w praktyce
- Dzwonisz — w 15 minut ustalamy, czego u Ciebie brakuje
- Dostajesz krótką listę: co robię ja, co musisz kliknąć Ty
- Konfiguruję uprawnienia, certyfikat i połączenie z programem
- Wystawiamy pierwsze faktury razem — żebyś wiedział, że działa
- Dalej lecisz normalnie, a ja pilnuję zmian w przepisach
Najczęstsze pytania o KSeF
Czy KSeF dotyczy mnie, jeśli nie jestem VAT-owcem?
Tak. Obowiązek obejmuje również przedsiębiorców zwolnionych z VAT — zarówno podmiotowo, jak i przedmiotowo. Jeśli wystawiasz faktury firmom, KSeF Cię dotyczy.
Nie wdrożyłem KSeF w kwietniu. Co teraz?
Spokojnie — nie jesteś jedyny i nadal jest czas. Do końca 2026 r. nie ma kar administracyjnych za błędy techniczne, więc to najlepszy moment, żeby to poukładać. Od stycznia 2027 taryfy ulgowej już nie będzie. Zadzwoń, sprawdzimy Twoją sytuację i ustalimy plan.
Czy muszę kupować specjalny program?
Nie zawsze. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia, a wiele programów, z których firmy już korzystają, ma KSeF wbudowany. Przy małej liczbie faktur często wystarczy darmowa aplikacja albo wystawianie faktur po mojej stronie. Doradzę, co w Twoim przypadku ma sens — bez wciskania Ci niczego na siłę.
Co z fakturami dla osób prywatnych (B2C)?
Faktury dla konsumentów są poza obowiązkowym KSeF — możesz je nadal wystawiać po staremu. Obowiązek dotyczy obrotu między firmami. Wyjaśnię, gdzie dokładnie przebiega ta granica w Twojej działalności.
A jeśli padnie internet albo system?
Przepisy przewidują tryb offline i tryb awaryjny — fakturę wystawiasz normalnie, a do KSeF trafia ona w wyznaczonym terminie po ustaniu awarii. Ważne, żeby mieć to ustawione zanim będzie potrzebne. Pokazuję klientom, jak się w takiej sytuacji zachować.
Ile kosztuje wdrożenie KSeF u Ciebie?
Dla moich stałych klientów wdrożenie i bieżąca obsługa KSeF są częścią miesięcznego abonamentu — bez dopłat. Jeśli prowadzisz księgowość gdzie indziej, a potrzebujesz samego wdrożenia, wyceniam je indywidualnie po rozmowie. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna.
Czy jako moja księgowa będziesz miała dostęp do moich faktur?
Tylko w zakresie, który sam mi nadasz — uprawnienia w KSeF są szczegółowe i w każdej chwili możesz je zmienić lub cofnąć. To zresztą jedna z wygodniejszych rzeczy w tym systemie: koniec z wysyłaniem mi skanów, faktury pobieram bezpośrednio.